Những Thủ Tục Mở Quán Cafe: Các Hồ Sơ Cần Thiết

Nếu đang lên kế hoạch mở quán cà phê, ắt hẳn bạn cần tìm hiểu thông tin về giấy tờ pháp lý xung quanh ngành nghề kinh doanh này. Để giải đáp thắc mắc của bạn, CoffeeTree chia sẻ thông tin từ A-Z về thủ tục mở quán cafe và các giấy phép đăng ký kinh doanh khác 

Thủ tục giấy phép luôn là mối bận tâm khi lần đầu mở quán kinh doanh. Ảnh: ST

1. Các trường hợp không cần đăng ký kinh doanh khi mở quán

Ngành và hình thức kinh doanh nào được phép không cần đăng ký kinh doanh? Mở quán cà phê có phải nằm trong diện này không? Câu trả lời bạn có thể tìm thấy theo văn bản quy định ở Điều 3, NĐ 39/2007/NĐ-CP, ký từ ngày 16/03/2007 về những trường hợp không áp dụng đăng ký giấy phép kinh doanh.

Văn bản này áp dụng cho các cá nhân hoạt động trong lĩnh vực thương mại, nhưng tự mình thực hiện toàn bộ hoặc một số hoạt động về mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc các hoạt động thương mại có mục đích sinh lợi nhuận khác. Theo quy định của luật pháp- luật Thương Mại, những cá nhân này không nằm trong đối tượng phải đăng ký kinh doanh, không được gọi là thương nhân. Cụ thể các cá nhân đó bao gồm những đối tượng hoạt động kinh doanh hình thức như sau:

1/ Người buôn bán dạo, bán hàng rong, người thực hiện buôn bán không có địa điểm buôn bán cố định. Gồm hoạt động thu mua, bán lại hoặc vừa mua vừa bán rong. Kể cả cá nhân nhận bán rong sách báo, tạp chí hoặc văn hóa phẩm tương tự của các đơn vị đăng ký kinh doanh các sản phẩm này theo quy định.

Hàng rong không cần phải đăng ký giấy phép kinh doanh. Ảnh: ST

2/ Những người buôn bán quà quà vặt, bán bánh, đồ ăn vặt, hàng nước uống, có hoặc không có điểm bán cố định.

3/ Người hoạt động mua bán những vật dụng nhỏ, giá trị hàng hóa thấp, buôn bán vặt không có hoặc có địa điểm bán cố định.

4/ Người tham gia mua bán hàng hóa từ nơi này sang nơi khác theo chuyến để bán lại cho người buôn bán khác hoặc người bán lẻ khác.

5/ Người lao động thực hiện các dịch vụ, buôn bán không có địa điểm kinh doanh cố định như bán vé số, đánh giầy, bơm xe, vá xe, trông xe, vẽ tranh, chụp ảnh….

6/ Người thực hiện các hoạt động kinh doanh độc lập khác, không phải đăng ký kinh doanh.

2. Mở quán cafe nhỏ có cần đăng ký kinh doanh không?

Nhiều bạn thắc mắc rằng nếu mở quán cà phê gia đình nhỏ nhỏ có cần đăng ký giấy phép kinh doanh không thì câu trả lời là bắt buộc bạn phải thực hiện thủ tục này theo đúng quy định của pháp luật.

Giấy phép đăng ký kinh doanh – Tài liệu quan trọng của cơ sở kinh doanh. Ảnh:ST 

Vì quán cà phê là hình thức thương mại có địa điểm cố định, dù quy mô to hay nhỏ, mô hình khác nhau kiểu cà phê thú cưng, cà phê sân vườn, cà phê sách…thì theo quy định của điều 3 của Nghị định năm 2007 đều không thuộc các đối tượng, hình thức miễn trừ đăng giấy phép kinh doanh.

3. Các thủ tục xin giấy phép kinh doanh quán cafe nhỏ

Trước khi tiến hành chuẩn bị hồ sơ để đăng ký xin giấy phép kinh doanh cho quán cà phê của mình, bạn cần xác định rõ hình thức, danh nghĩa đăng ký trên giấy phép là cá nhân, hộ gia đình hay doanh nghiệp.

Cá nhân – hộ gia đình và doanh nghiệp những điểm khác biệt sau:

Nếu đăng ký theo cá nhân, hộ gia đình thì thủ tục sẽ đơn giản hơn, mức phí và thuế hàng năm cũng sẽ ít hơn. Khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh theo danh nghĩa cá nhân, hộ gia đình, bạn sẽ nộp ở Phòng Kinh Tế, Kế hoạch của UBND quận, huyện nơi bạn đặt địa điểm kinh doanh.

Nếu đăng ký kinh doanh theo danh nghĩa doanh nghiệp, thủ tục, chi phí và mức thuế cũng cao hơn. Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh loại này bạn cần đến nộp tại Sở kế hoạch đầu tư của Tỉnh thành phố nơi đặt địa điểm của quán.

Do đó, tùy vào nhu cầu thực tế của mình, bạn nên cân nhắc danh nghĩa đăng ký kinh doanh cho quán của mình phù hợp nhất.

3.1 Hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe

Đối với quán cà phê nhỏ, nếu bạn chọn đăng ký kinh doanh theo cá nhân, hộ gia đình, bạn cần chuẩn bị những loại giấy tờ sau, để có được bộ hồ sơ xin giấy phép kinh doanh cho quán đầy đủ:

1. Đơn đăng ký đã được điền thông tin đầy đủ. Mẫu đơn này bạn sử dụng mẫu do phòng kinh tế, kế hoạch của Ủy ban quận, huyện nơi đặt địa điểm của quán.

2. Chứng minh thư công chứng của người đứng tên hoặc thêm tên các thành viên khác (nếu đăng ký đứng tên chung)

3. Hợp đồng thuê mặt bằng của địa điểm kinh doanh, nếu có. 

3.2 Hồ sơ xin giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm

Đa số chúng ta đều quan tâm đến thủ tục giấy tờ để đăng ký xin giấy phép kinh doanh khi bắt đầu mở quán, nhưng lại bỏ quên mất một thủ tục cũng quan trọng không kém đó chính là giấy chứng nhận Vệ sinh an toàn thực phẩm.

Nếu kinh doanh ngành hàng ăn uống mà không có giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm, bị cơ quan chức năng phát hiện, quán của bạn sẽ bị phạt rất nặng đấy.

Bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau để nộp tại chi cục An Toàn Vệ Sinh Thực Phẩm của thành phố, quận huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh:

1.Chứng minh thư và giấy khám sức khỏe tổng quát của tất cả nhân viên đang làm việc ở quán của bạn. Giấy khám sức khỏe của nhân viên phải còn hiệu lực trong vòng 1 năm.

2.Điền đầy đủ thông tin vào tờ khai theo mẫu Đề nghị sát hạch kiến thức Vệ sinh an toàn thực phẩm.

3. Bản photo chứng thực bản công bố chất lượng nguyên liệu sử dụng để pha chế đồ uống như cà phê, hóa đơn mua nguyên liệu đó và giấy chứng nhận cơ sở sản xuất nguyên liệu.

4.Bản sao có chứng thực Giấy phép đăng ký kinh doanh có ngành nghề kinh doanh về thực phẩm.

Mẫu chứng nhận VSATTP. Ảnh: ST

5. Bản vẽ mặt bằng cơ sở quán

6. Bản vẽ mặt bằng khu vực xung quanh quán.

7. Bản giới thiệu các trang thiết bị quán sử dụng, cơ sở vật chất của quán, dụng cụ tại quán.

8. Giấy chứng nhận kiến thức về an toàn vệ sinh thực phẩm của quản lý và chủ quán.

9. Giấy xác nhận của quản lý trực tiếp của quán cà phê và của chủ sở hữu quán.

10. Các nguyên vật liệu khác dùng để chế biến thức uống, đồ ăn phải cung cấp được hợp đồng cung cấp, hóa đơn mua bán hàng hóa.

Ngoài ra, nếu bạn đăng ký kinh doanh quán cà phê dưới danh nghĩa doanh nghiệp, ban cần bổ sung thêm quy trình sản xuất thực phẩm, đồ uống hoặc sơ đồ quy trình phân phối sản phẩm.

Sau khi nộp đủ hồ sơ, các chuyên viên Y tế và cục ATVSTP sẽ được cử xuống cơ sở của bạn để kiểm tra xem thực tế các hạng mục trong hồ sơ cơ đúng hay không. Nếu kiểm tra đạt,bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận, nếu chưa đạt, các chuyên viên sẽ chỉ ra điểm còn thiếu sót để bạn và cơ sở kinh doanh bổ sung, hoàn thiện, họ sẽ đến kiểm tra lại sau khi bạn đã điều chỉnh.

3.3 Trình tự xin giấy phép kinh doanh quán cafe

Nhìn chung quy trình xin giấy phép kinh doanh quán cà phê trải qua ba giai đoạn:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị hết giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ và gửi chúng đến phòng kinh tế – kế hoạch của Ủy Ban quận huyện để đăng ký theo hộ gia đình (hoặc cá nhân), đóng lệ phí.

Giai đoạn 2: Hồ sơ của bạn sẽ được cơ quan chức năng xử lý trong vòng 3 ngày làm việc từ lúc nộp hồ sơ. Nếu như sau khoảng thời gian này, bạn vẫn chưa nhận được hồi âm yêu cầu sửa đổi hay bổ sung thêm giấy tờ hoặc kết quả tờ giấy phép thì bạn – người đăng ký có quyền khiếu nại theo quy định của Nhà Nước. 

Giai đoạn 3: Nhận được Giấy Phép đăng ký kinh doanh. Nếu thông tin sai, bạn có thể yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi trong vòng 3 ngày làm việc từ khi nộp.

4. Mở quán cà phê mà không đăng ký kinh doanh có bị xử phạt không?

Câu trả lời là có bị phạt. Như đã nhắc đến ở phần đầu của bài viết, theo NĐ số 39/2007/NĐ-CP nếu cá nhân nào hoạt động thương mại thường xuyên và không nằm trong số các đối tượng được miễn đăng ký kinh doanh như mở quán cà phê thì đăng ký giấy phép kinh doanh là bắt buộc.

Phát luận cũng có điều luật quy định xử phạt đối với trường hợp không đăng ký giấy phép. Căn cứ vào điều 6 NĐ số 185/2013/NĐ-CP ngày 15/11/2013 quy định xử phạt cho hành vi không đăng ký hoạt động kinh doanh như sau:

Phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với hành vị hoạt động thương mại mà không đăng ký giấy phép kinh doanh theo pháp luật quy định.

Theo đó, tùy theo mức độ vi phạm mà mức phạt hành chính của hành vi này sẽ nằm trong khoảng từ 5-10 triệu đồng.

Qua thông tin mà chúng tôi chia sẻ cho bạn trong bài viết này, bạn có thể thấy rằng dù mở quán cà phê nhỏ với vốn thấp đi chăng nữa, việc tuân thủ đăng ký thủ tục theo quy định nhà nước là điều cần thiết.

Nếu bạn đang có dự định mở quán cà phê nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy liên hệ với CoffeeTree – đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh cà phê nguyên liệu, máy pha cà phê và dạy pha chế đồ uống, để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ trọn gói cho quán cà phê của bạn chỉnh chu, hiệu quả nhất. Nhấc máy lên và gọi đến Hotline của CoffeeTree 0906.70.22.30 ngay hôm nay bạn nhé!